Planowanie Imprezy w Plenerze
NIECH NASZE DOŚWIADCZENIE BĘDZIE TWOIM PRZEWODNIKIEM
Nie ma nic lepszego niż impreza plenerowa na świeżym powietrzu. Po co być gdzieś indziej?
Jednak bylibyśmy kłamcami, gdybyśmy twierdzili, że planowanie imprez plenerowych jest łatwe. Ale tu właśnie wkraczamy - nasze doświadczenie w różnych warunkach terenowych, porach roku i pogody oznacza, że możemy przeprowadzić Was przez wszystkie istotne kwestie i odpowiedzieć na każde pytanie po drodze.
Oto kilka wskazówek, o których należy pamiętać podczas planowania imprezy plenerowej:
Rozmiar namiotu
Pierwszym krokiem jest ustalenie odpowiedniego rozmiaru namiotu na przyjęcie. Nasz koordynator zapyta Was:
1) do czego będzie używany namiot
2) ilu spodziewanych jest gości
3) czy jest to kolacja zasiadana czy bufet
4) czy potrzebujesz parkiet taneczny lub scene dla zespołu
5) czy masz dodatkowe wymagania dotyczące przestrzeni (stoły bufetowe, strefa wypoczynkowa, stacje barowe itp.)
Po ustaleniu wstępnych szczegółów możemy polecić odpowiedni rozmiar namiotu na Wasze wydarzenie. Jeśli planujecie strefę wypoczynkową w namiocie, wolnostojące stoły lub inne elementy wystroju, które zajmą dużo miejsca, powiedzcie nam jak najszybciej. Jeden duży namiot do serwowania obiadu i tańców to klasyczny układ; jednak niektóre pary wybierają namioty o różnej wielkości do różnych celów, tworząc szereg miejsc docelowych dla swoich gości.
Podłoga, parkiet taneczny
Specjalizujemy się w podłogach, niezależnie od tego, czy jest to pod całym namiotem dla optymalnego komfortu gości, czy też częściowa aranżacja parkietu tanecznego.
Pełna podłoga to najwyższy luksus na event w plenerze i zapewnia komfort pod stopami wszystkim obecnym. Jest to jednak opcja o wyższym budżecie.
Czy macie specjalne wymagania i okoliczności lub warunki usytuowania namiotu? Wielu naszych klientów organizuje przyjęcia bezpośrednio na trawniku, z wydzielonym parkietem do tańca.
Oświetlenie
Oświetlenie jest kluczowym elementem ogólnego stylu i atmosfery imprezy pod namiotem.
Nasz wybór oświetlenia obejmuje zarówno miedziane latarnie cebulowe zamontowane na środkowych masztach, jak i bardziej wyszukane rozmieszczenie żyrandoli zawieszonych między środkowymi masztami, a także klasyczny wybór japońskich lampionów zawieszonych w całym namiocie oraz oświetlenie sznurowe.
Aby uzyskać bardziej wyrafinowany schemat oświetlenia, oferujemy oświetlenie punktowe, uplights, a także oświetlenie sceny i parkietu tanecznego.
Catering
Na chwile obecną nie specjalizujemy się w obsłudze kulinarnej i rekomendujemy skonsultować się z wybraną przez siebie firmą cateringową na temat wszystkich aspektów swoich planów namiotowych.
Najpierw zastanówcie się, gdzie personel cateringowy będzie pracował podczas eventu, czy może np. w kuchni lokalu usytuowanego obok namiotu. Jeśli ustawienie kuchni w pomieszczeniu nie jest możliwe, będziecie potrzebować specjalnego namiotu cateringowego / kuchennego w pobliżu głównego namiotu. Połączenie tych dwóch za pomocą zadaszonego przejścia w przypadku deszczu / wiatru jest dobrym pomysłem. Ogólnie rzecz biorąc, firmy cateringowe są zaznajomione z imprezami w plenerze i oferują sugestie dotyczące idealnego rozmiaru namiotu kuchennego. Zaangażuj ich w ten proces, aby upewnić się, że ich potrzeby są spełnione.
Zasilanie elektryczne
Prawie każdy aspekt imprezy plenerowej potrzebuje zasilanie elektryczne.
Oświetlenie namiotu, sprzęt cateringowy, przewoźne toalety, zespół muzyczny lub DJ to główni użytkownicy energii, i pamiętajcie, że kilka przedłużaczy i dostępnych gniazd w garażu może nie wystarczyć.
Przygotujcie się na zużycie energii przez każdego kto ją potrzebuje i zapytajcie, ile dedykowanych obwodów jest niezbędne. W przypadku prywatnych rezydencji mądrze jest, aby elektryk zainstalował tymczasowo specjalny panel do zasilania imprezy (można go później zdjąć).
Jeśli namioty zostaną umieszczone na polu lub trawniku z dala od źródła zasilania, wymagany będzie generator.
Kreatywne zagospodarowanie namiotów
Aranżacja różnych namiotów w tej samej lokalizacji do różnych celów to kreatywny sposób na zabawę gości na kolejnych etapach dnia ślubu. Największą korzyścią jest to, że Wasi goście mogą przechodzić z jednego miejsca do drugiego, zamiast spędzać całe popołudnie lub wieczór pod jednym baldachimem.
Innowacyjne zastosowania namiotów obejmują: stanowisko ze stacją barową i degustacją whisky; salon z meblami wypoczynkowymi, wysokimi stolikami koktajlowymi i nastrojowym oświetleniem; stacja deserowa z barem kawy espresso; oraz namioty dla dzieci z przekąskami i różnymi grami, fotobudką.
Komfort
Standardowe ściany boczne namiotów są przezroczyste, z wyjątkiem 0.5 metra spódnicy z płótna żaglowego w kolorze kości słoniowej wzdłuż spodu ścianek. Zapewnia to widok na otoczenie, nawet jeśli Wasz namiot jest w pełni osłoniety.
Boki są standardowym elementem wypożyczanego sprzętu i nie należy ich usuwać: nigdy nie wiadomo, kiedy temperatura spadnie lub podniesie się wiatr. Boki mogą być zainstalowane, ale zwinięte w wałek do góry, pozostawiając namiot otwarty na krajobraz, dopóki nie zajdzie inna potrzebna.
Planując ślub poza sezonem letnim, poważnie rozważcie rezerwację nagrzewnic namiotu z wyprzedzeniem, dla spokoju ducha; podobnie w gorące miesiące nie zapomnijcie o wiatrakach nadmuchowych aby schłodzić wnętrze.
Toalety
Niezbędnym elementem każdej imprezy w plenerze, gdzie korzystanie ze standardowych toalet wewnątrz budynku nie jest możliwe, są toalety mobilne wypożyczane na czas trwania eventu.
W zależności od potrzeb i gustu, możliwe są różne opcje, mniej lub bardziej ekskluzywne, stosownie do indywidualnych wymagań - MobiStar lub Toi Toi PREMIUM.
Deszczowa pogoda
Nikt nie chce spodziewać się złej pogody w dniu ślubu lub innej imprezy w plenerze, ale to się czasami zdarza. Ponura, deszczowa prognoza jest znacznie łatwiejsza do opanowania i znacznie mniej niepokojąca, jeśli plany awaryjne zostały ustalone z wyprzedzeniem.
Doświadczeni specjaliści od imprez, tacy jak planiści i firmy cateringowe, wiedzą, że plan B jest zawsze dobrym pomysłem na przygotowanie się do deszczu. Typowy sprzęt przeciwdeszczowy obejmuje namiot na ceremonię, namiot na koktajle (aby goście nie tłoczyli się zbyt wcześnie do namiotu recepcyjnego), zadaszone przejścia między namiotami (szczególnie między namiotem cateringowym i recepcyjnym), a czasem również nagrzewnice do walki z chłodem w zimnych porach.
Planiści imprez
Zatrudnienie organizatora imprez nie jest konieczne, ale doświadczony organizator może ułatwić wiele szczegułów, jeśli chodzi o złożoność eventu na świeżym powietrzu. Korzyści wynikające z zatrudnienia planisty obejmują: planowanie dostaw / zwrotów, myślenie o warunkach pogodowych (wiatr, zimno, deszcz), kreatywność w zakresie oświetlenia i wystroju namiotu, sprawdzanie warunków wynajmu, oszacowania i uzgodnienia dotyczące wyposażenia, oszacowanie zapotrzebowania na energię i ustalenie logistyki, takiej jak zewnętrzne toalety i parking. Przeoczenia i brak doświadczenia mogą być kosztowne, jeśli chodzi o wesela, dlatego posiadanie planisty po swojej stronie nigdy nie jest złe.
Koszty
Ślub na świeżym powietrzu czasami kosztuje więcej niż ślub w domu. Dlaczego? Ponieważ wesele w namiotach to jak budowanie miejsca od podstaw.
Główną zaletą namiotu Luxor jest czynnik personalizacji: istnieje o wiele więcej swobody twórczej, gdy nie jesteście zamknięci w wyglądzie wnętrza.
Jeśli dysponujecie niższym budżetem, możemy współpracować z Wami nad efektywnym układem przyjęcia, wyborem standardowego oświetlenia i podłogi.
Chociaż istnieją bardziej przystępne cenowo modele namiotów, należy pamiętać, że Luxor Tents to jedyny prawdziwy namiot z tkaniny żaglowej (w porównaniu z podobnie wyglądającymi zadaszeniami firm konkurencyjnych wykonanymi z taniego plastikowego winylu).
Wpłata zadatku
Planowanie z wyprzedzeniem na popularne miesiące weselne jest kluczowe, a rezerwacja namiotu i innego sprzętu do wypożyczenia odpowiednio wcześniej jest konieczna.
Wraz z postępem sezonu ślubów na świeżym powietrzu możliwe jest, że niektóre popularne rozmiary namiotów zostaną w pełni zarezerwowane w niektóre weekendy, w których jest duże zapotrzebowanie.
Racjonalnym podejściem jest, aby uzyskać żądaną wycenę wcześniej niż później i dopiąć niezbędne formalności z odpowiednio dużym zapasem czasu. Gwarancją realizacji eventu jest ówczesne wpłacenie zadatku i podpisanie umowy wstępnej.